Gastbeitrag: 10 Steuertipps für Selbständige

Für mich waren Steuern am Anfang der Selbständigkeit ein absoluter Graus (und so richtig mag ich sie immer noch nicht). Daher freue ich mich, dass wir heute eine Expertin bei uns haben: Hier kommt ein Gastbeitrag von meiner Steuerberaterin Ludmila Rucks.

Meine Steuer-Tipps sind vielleicht nicht ganz das, was die Meisten erwarten. Meine Erfahrung ist jedoch, dass Unternehmerinnen* gar nicht dann am meisten sparen, wenn sie ausgeklügelte Tricks oder Steuersparmodelle anwenden, sondern wenn sie einfach die grundsätzlichen Dinge beherzigen, wie Belege sammeln und auf die richtige Rechnung achten.

1. Das Finanzamt nicht ignorieren – es wird nur noch teurer und aufwendiger. Wenn du auf die Briefe bzw. Aufforderungen des Finanzamtes nicht reagierst, wird dieses Schätzungen, Verspätungszuschläge und Zwangsgelder festsetzen und von deinem Konto die Beträge einziehen. Oft ist das, was das Finanzamt will, gar nichts Schlimmes und kann leicht erledigt werden. Bereits ein Gespräch mit deiner Steuerberaterin oder einfach ein aufmerksames Lesen des Briefes kann dir viel Ärger ersparen.
2. An die Steuervorauszahlungen denken und entsprechend Liquidität planen. Insbesondere in den ersten Jahren, wenn man beginnt Gewinne zu erwirtschaften, solltest du mindestens 30 % der Einnahmen zurücklegen. Zahlst du die Umsatzsteuer jährlich, dann ist es besser sogar bis zu 50 % der Einnahmen auf ein Extrakonto zu legen.
3. Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst werden, und können bis auf wenige Ausnahmen auch abgesetzt werden. Leider ist vielen Selbstständigen gar nicht bewusst, dass sie viel mehr für ihren Betrieb machen, als sie denken. Häufig vergessene Kosten sind: Reisekosten (insbesondere Verpflegungspauschalen bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden), Arbeitszimmer, Telefon, Bewirtungsbelege und Fahrtkosten.
4. Richtig dokumentieren und Belege aufheben, damit die Kosten berücksichtigt werden können. Idealerweise überlegst du dir ein System für die Belegablage. Z.B. Papierbelege mit Handy scannen und direkt in das Buchhaltungsprogramm oder Cloud hochladen und Rechnungen nur per Email bekommen.
5. Auf formal richtige Rechnung aus der Sicht der Umsatzsteuer achten. Wenn die Rechnung nicht alle im Gesetz geforderten Angaben enthält, darf keine Vorsteuer geltend gemacht werden.
   Am besten solltest du irgendwo sichtbar eine Musterrechnung aufhängen oder abspeichern und deine Eingangsrechnungen mit dieser abgleichen. Eine Musterrechnung kannst du z.B. auf meiner Webseite www.rucks4tax.de/Ressourcen kostenfrei herunterladen.
6. Umsatzsteuer in den eigenen Rechnungen richtig ausweisen (z.B. vorher klären, ob deine Leistungen tatsächlich steuerfrei sind). Im Nachhinein ist es oft schwierig die Rechnung zu korrigieren. Du bleibst dann auf der Umsatzsteuer sitzen, obwohl du diese hättest in Rechnung stellen können.
7. Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer – ist oft nicht sinnvoll! Insbesondere dann, wenn deine Kundinnen Unternehmen sind, ist es in den meisten Fällen besser, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
8. Zufluss-/ Abflussprinzip insbesondere am Jahresende beachten. Das heißt, die Einnahmen und Ausgaben werden in dem Jahr berücksichtigt, in dem diese gezahlt wurden (Ausnahmen: wiederkehrende Zahlungen innerhalb von 10 Tagen und Investitionen über 800 € netto). Durch bewusste Wahl des Zahlungszeitpunktes können Einnahmen und Ausgaben zwischen den einzelnen Jahren verschoben werden. Dein steuerpflichtiger Gewinn verändert sich dadurch.
9. Richtige Gesellschaftsform wählen. Insbesondere, wenn du Verluste hast oder nur wenig verdienst, ist eine Einzelunternehmung besser, bei höherem Einkommen (Gewinn ab ca. 100.000 €) lohnt sich eher eine GmbH. Ist ein Unternehmensverkauf oder eine größere Reinvestitionen geplant, solltest du über eine Holdingstruktur nachdenken.
10. Besondere Steuerregelungen für bestimmte Handlungen beachten, z.B. wird mit dem Investitionsabzugsbetrag oder Sonderabschreibungen gefördert, dass die Steuerpflichtige Investitionen tätigt. Die Unternehmerin kann dann bereits drei Jahre vor der Investition 40 % der Aufwendungen geltend machen und 20 % der Kosten bereits im ersten Jahr der Anschaffung abschreiben. Umweltfreundliches Verhalten wird durch Förderung der E-Fahrzeuge oder Fahrradnutzung für Unternehmerin und Angestellte gefördert.

Zusatz-Tipp!

Steuerrecht zumindest im Grundsatz verstehen. Du magst von einem tollen Steuertipp hören; wenn du ihn nicht einordnen kannst und das System zumindest im Grundsatz verstehst, nutzt es wenig.

Ludmila Rucks ist seit 2012 selbstständige Steuerberaterin. Sie liebt es, Selbstständigen und Unternehmern auf eine verständliche Weise das deutsche Steuerrecht zu erklären und sie dabei zu unterstützen, das Unternehmen optimiert, strukturiert, angstfrei und rechtssicher zu steuern. 

Am 12. November 2020 findet ihr kostenloses Webinar statt: Die 3 häufigsten Fehler bei Selbständigen.

*Der besseren Lesbarkeit zuliebe benutzen wir nur die weibliche Form. Männer sind immer mitgemeint.